1.OBJETIVO:
El objetivo de esta política es de establecer los principios y obligaciones de actuación establecidos en el Código de Conducta de C.I. GLOS TRADING S.A.S. con respecto a la honestidad y la integridad, estableciendo reglas para prevenir conductas ilegales que constituyan actos de corrupción y salvaguardando contra posibles conflictos de intereses.
2.ALCANCE:
La Política Antisoborno y Anticorrupción aplica para todos los colaboradores, proveedores, clientes y contratistas que tengan vínculo con C.I. GLOS TRADING S.A.S.
3.DEFINICIONES:
Las siguientes definiciones se utilizarán a los efectos de la interpretación y aplicación de esta política:
a) Acto ilícito: cualquier acto u omisión, ya sea fraudulento o negligente, voluntario o involuntario, que infrinja cualquier disposición legal obligatoria.
b) Asociado: cualquier persona contratada por C.I GLOS TRADING S.A.S., ya sea en virtud de un contrato de trabajo individual, acuerdo de prestación de servicios o cualquier otra relación, incluso provisional o temporalmente, con o sin remuneración, incluidos los puestos directivos y los puestos basados en un mandato, ya sea de naturaleza permanente o temporal, o como aprendiz o aprendiz menor.
c) Corrupción: abuso de poder confiado a alguien para obtener ventajas indebidas para sí mismo o para un tercero, ya sea en el sector público o privado, e incluyendo el comercio internacional, independientemente de su designación (por ejemplo, soborno), que puede consistir en la obtención de ventajas económicas o no económicas. Son, entre otros, considerados como actos de corrupción:
i. La promesa, oferta o entrega, directa o indirectamente, de ventajas indebidas de carácter económico o no económico a un asociado, para este asociado o para un tercero, de modo que el asociado realice o se abstenga de realizar un acto durante el desempeño de sus funciones;
ii. La solicitud o aceptación, directa o indirectamente, de ventajas indebidas de carácter económico o no económico por parte de un asociado, para este asociado o para un tercero, de modo que el asociado realice o se abstenga de realizar un acto durante el desempeño de funciones;
iii. La oferta o entrega indebida de una ventaja económica o no económica.
d) Regalos y hospitalidad: donaciones, recompensas, regalos, regalos, beneficios, ofertas, pago de gastos, entretenimiento, actos de hospitalidad o asistencia a eventos.
e) Pago de facilitación: cualquier pago destinado a alentar o agilizar la realización de un acto, obtener una omisión o denegación, u obtener un trato preferencial, incluso en la forma intentada, ya sea contrario o no a los deberes de los respectivos puestos de trabajo o funciones. En circunstancias normales o rutinarias, nunca habría necesidad de realizar ningún pago por el desempeño de la tarea o el logro del resultado en cuestión.
Medidas anticorrupción
4. PRINCIPIOS GENERALES
4.1. C.I. GLOS TRADING S.A.S. tiene tolerancia cero para cualquier forma de corrupción, comercio de influencias, recepción de ventajas indebidas o pago de cualquier beneficio en violación del Código de Conducta del C.I. GLOS TRADING S.A.S., esta política o las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
4.2. Los pagos de facilitación están expresamente prohibidos.
5. REGALOS Y HOSPITALIDAD
C.I GLOS TRADING S.A.S. no permite a sus asociados, en el ejercicio de sus funciones laborales o a causa de ellas, aceptar, solicitar, prometer u ofrecer regalos y hospitalidad, a menos que se cumplan todas las condiciones siguientes:
i. Los regalos y la hospitalidad deben estar permitidos por la ley.
ii. Los regalos y la hospitalidad deben ser ocasionales.
iii. Los regalos y la hospitalidad no deben consistir en efectivo o en un equivalente en efectivo (es decir, vales, valores, depósitos en cuentas bancarias o transferencia de fondos)
iv. Los regalos y la hospitalidad deben seguir las mejores prácticas, ser socialmente apropiados e implicar prácticas comerciales socialmente aceptables, y no deben interpretarse potencialmente como dirigidos a obtener una ventaja preferencial o indebida.
v. El valor financiero de los regalos y la hospitalidad debe ser irrelevante, proporcional y de valor simbólico.
vi. Los regalos y la hospitalidad nunca deben ofrecerse o aceptarse como parte de la negociación o revisión de acuerdos contractuales de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
vii. Los regalos y la hospitalidad no deben significar o parecer ser ninguna forma de presión o influencia en las relaciones comerciales, ni tener la intención de obtener ventajas inapropiadas o injustificadas o influir en la toma de decisiones de una entidad.
6. CRITERIOS DE ADECUACIÓN
6.1. La conveniencia y adecuación de la oferta, promesa o aceptación de regalos y hospitalidad por parte de un asociado de C.I. GLOS TRADING S.A.S. debe cumplir con los criterios de ser ocasional, socialmente aceptable y de valor simbólico económico.
6.2. Para evaluar la idoneidad de los regalos y la hospitalidad, los asociados de C.I. GLOS TRADING S.A.S. deben asegurarse de que cualquier regalo y hospitalidad que se acepte u ofrezca tengan fines comerciales legítimos, con, entre otros, la intención de:
i. Proporcionar información sobre las actividades, productos y servicios de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
ii. Mantener o mejorar la imagen y reputación con C.I. GLOS TRADING S.A.S.
iii. Construcción de relaciones (por ejemplo, regalos baratos durante las temporadas festivas);
iv. Celebrar los éxitos con clientes, proveedores o prestadores de servicios.
7. PROCEDIMIENTOS PARA ACEPTAR Y OFRECER REGALOS Y HOSPITALIDAD
7.1. Se permite la aceptación u oferta de regalos y hospitalidad si todos los requisitos de la cláusula 5. se han cumplido.
7.2. Si existiera alguna duda sobre si se han cumplido las condiciones anteriores, los asociados deberán consultar, por escrito, a sus superiores jerárquicos.
7.3. Los regalos y la hospitalidad no autorizados que, por cualquier motivo, no puedan ser rechazados o devueltos volverán a ser devueltos a C.I.GLOS TRADING S.A.S.
8. CONTRIBUCIONES A ENTIDADES POLÍTICAS
Las contribuciones a partidos políticos, movimientos políticos o sus grupos de apoyo, independientemente de los medios de contribución (efectivo, activos o servicios), pueden comprometer la integridad de C.I. GLOS TRADING S.A.S., y como tales están prohibidas.
9. PATROCINIOS Y DONACIONES
9.1. La concesión de patrocinios y donaciones no podrá utilizarse como medio para ejercer una influencia o presión indebidas en la toma de decisiones del beneficiario.
9.2. Los patrocinios y donaciones deben ser siempre transparentes, justos, rigurosos y coherentes y seguir las políticas de responsabilidad social corporativa de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
10. RELACIONES CON CLIENTES, PROVEEDORES, PRESTADORES DE SERVICIOS, AGENTES, CONSULTORES, INTERMEDIARIOS Y OTROS (“TERCEROS”)
10.1. C.I. GLOS TRADING S.A.S., dentro de sus relaciones comerciales con clientes, proveedores, prestadores de servicios, agentes, consultores, intermediarios y otras personas con las que entable nuevas relaciones comerciales, debe garantizar que éstos compartan los principios éticos de C.I. GLOS TRADING S.A.S., tal como se establecen en su Código de Conducta, y cumplan con las disposiciones nacionales e internacionales aplicables en materia de prevención de la corrupción.
10.2. La contratación de terceros deberá observar los siguientes criterios:
i. Debe existir una necesidad legítima de que los servicios o bienes sean adquiridos.
ii. El precio de los servicios y/o bienes deberá corresponder al valor de mercado, salvo que existan razones legítimas en contrario.
iii. El tercero debe considerarse apropiado desde el punto de vista del grado de exposición al riesgo de corrupción
10.3. Al determinar el grado de exposición del tercero al riesgo de corrupción, C.I. GLOS TRADING S.A.S. debe tener en cuenta los siguientes indicadores de riesgo (“banderas rojas”):
i. La transacción/negocio involucra a un país conocido por pagos corruptos.
ii. El tercero tenga una estrecha relación familiar, personal o profesional con funcionarios públicos (ya sean nacionales, extranjeros o de organismos internacionales), titulares de cargos políticos (nacionales o extranjeros) o titulares de altos cargos públicos;
iii. El tercero se niega a incluir cláusulas anticorrupción en los acuerdos contractuales que se firmen con la empresa;
iv. El tercero solicita términos y condiciones contractuales inusuales o acuerdos de pago que plantean dudas de acuerdo con la legislación local aplicable, como pagos fraccionados en efectivo, pagos en moneda extranjera o pagos en países de alto riesgo.
v. El tercero es sugerido por un funcionario público con competencia para tomar una decisión (o para influir en un proceso de decisión), de quien depende la viabilidad o ejecución de la transacción / negocio.
vi. La comisión/remuneración del tercero excede la compensación justa y razonable por el servicio a realizar.
10.4. Todos los pagos realizados a terceros deben:
i. Realizarse de acuerdo con las políticas y procedimientos de C.I.GLOS TRADING S.A.S. y en cumplimiento de la legislación local aplicable;
ii. Realizarse utilizando los sistemas de pago existentes y debidamente registrados.
iii. Realizarse de conformidad con los acuerdos contractuales entre las partes.
11. RELACIONES CON FUNCIONARIOS, TITULARES DE CARGOS POLÍTICOS Y ALTOS CARGOS PÚBLICOS
11.1. Todos los asociados de C.I. GLOS TRADING S.A.S. deberán notificar a su empleador, cualquier relación personal que tengan con funcionarios públicos (ya sean nacionales, extranjeros o de organizaciones internacionales), titulares de cargos políticos (nacionales o extranjeros) o titulares de altos cargos públicos.
11.2. Cualquier relación de C.I. GLOS TRADING S.A.S. y sus asociados con funcionarios públicos (ya sean nacionales, extranjeros o de organizaciones internacionales), titulares de cargos políticos (nacionales o extranjeros) o titulares de altos cargos públicos debe reflejar una conducta de honestidad, integridad y transparencia en todas y cada una de las interacciones, ya sean directas o indirectas, activas o pasivas.
Conflicto de intereses
13. CASOS DE CONFLICTOS DE INTERESES
13.1. “Conflicto de intereses” significa cualquier situación en la que los intereses personales de los asociados puedan ser potencialmente contrarios a los de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
13.2. En particular, existe un conflicto de intereses cuando:
i. Un asociado DE C.I. GLOS TRADING S.A.S. sirve simultáneamente como miembro de los órganos de gobierno o gestión de cualquier cliente, contratista, proveedor, o proveedor de servicios de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
ii. Un asociado de C.I.GLOS TRADING S.A.S. tiene un interés directo o indirecto en establecer una relación contractual con cualquier cliente, contratista, proveedor, proveedor de servicios de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
iii. Un asociado de C.I. GLOS TRADING S.A.S. involucra, paga, contribuye o realiza cualquier acción que resulte en un beneficio financiero para un miembro de la familia que sirve como cliente, contratista, proveedor, o proveedor de servicios de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
iv. Un asociado de C.I. GLOS TRADING S.A.S. supervisa, analiza o influye en la evaluación profesional o evaluación del desempeño laboral de otro asociado de C.I. GLOS TRADING S.A.S. o su grupo familiar
13.3. Todos los asociados de C.I. GLOS TRADING S.A.S. están obligados a cumplir con los procedimientos internos descritos en este capítulo siempre que ocurra un conflicto de intereses.
14. PROCEDIMIENTOS
14.1. Todos los asociados de C.I. GLOS TRADING S.A.S con un conflicto de intereses real o aparente con C.I. GLOS TRADING S.A.S deben informar inmediatamente del conflicto y abstenerse de llevar a cabo cualquier acto o tomar cualquier decisión en relación con él.
14.2. Sin perjuicio de lo anterior, los asociados de C.I. GLOS TRADING S.A.S al inicio de sus funciones en las áreas comercial, de abastecimiento y de la cadena de suministro también deberán informar de cualquier posible conflicto de intereses completando la declaración adjunta a esta política.
14.3. Si se comprueba la existencia de un conflicto de intereses, el empleador/empresa con C.I. GLOS TRADING S.A.S podrá aplicar cualquiera de las siguientes medidas:
a) Determinar que el asociado se abstenga de la actividad afectada por el conflicto de intereses.
b) Determinar que la actividad afectada por el conflicto de intereses sea supervisada por un superior jerárquico.
c) Determinar que la actividad afectada por el conflicto de intereses sea realizada por otro asociado.
14.4. Las relaciones familiares entre los asociados deben analizarse individualmente con el fin de mitigar, evitar o eliminar cualquier posible conflicto de intereses.
14.5. En caso de duda sobre la existencia de un conflicto de intereses, se debe consultar al Comité de Ética.
Monitorización
15. SEGUIMIENTO Y CONTROL
15.1. C.I. GLOS TRADING S.A.S. cuenta con un sistema de control interno y un sistema de seguimiento de transacciones que se ajustará a los riesgos de corrupción y conflictos de intereses específicos de sus actividades comerciales.
15.2. El Departamento de Auditoría Interna es el encargado de evaluar la calidad y eficiencia de los sistemas y procedimientos de seguimiento y control implementados para asegurar el cumplimiento de esta política.
16. FORMACIÓN
Con el fin de garantizar que sus asociados conozcan y comprendan las reglas de esta política, C.I. GLOS TRADING S.A.S. promoverá capacitaciones anticorrupción, por parte de personas con conocimientos técnicos adecuados, al menos una vez al año.
17. PRESENTACIÓN DE INFORMES
Cualquier asociado que tenga conocimiento o tenga fundadas sospechas de incumplimientos a esta política deberá denunciar tales situaciones a través de los canales habilitados al efecto por C.I GLOS TRADING S.A.S., según glos.int@ciglostrading.com
18. NO REPRESALIAS
Cualquier persona que, de buena fe, informe posibles incumplimientos de esta política no puede estar sujeta a represalias, amonestaciones o cualquier otro acto adverso o discriminatorio por parte C.I GLOS TRADING S.A.S.
Aplicación
19. RESPONSABILIDAD DE LOS DIRECTORES Y LA ALTA DIRECCIÓN
19.1. La gerencia de C.I. GLOS TRADING S.A.S debe aprobar todas las medidas necesarias en virtud de la legislación local aplicable a los efectos de la aplicación de esta política.
19.2. C.I. GLOS TRADING S.A.S., a través de su alta dirección, velará por el cumplimiento de esta política, entre otras cosas, garantizando los medios materiales y los recursos humanos y los mecanismos necesarios:
i. Monitorear si los procedimientos y controles de política son adecuados, suficientes y actualizados;
ii. Definir, supervisar y evaluar los contenidos de las capacitaciones internas de C.I. GLOS TRADING S.A.S.
iii. Manejar y supervisar las quejas y la notificación de irregularidades e incumplimientos a esta política.
20. COMUNICACIÓN
20.1. Todos los asociados de C.I. GLOS TRADING S.A.S serán informados de esta política, que se divulgará a través de todos los canales de comunicación (internos y externos) que se consideren adecuados o necesarios.
20.2. Esta política estará disponible para su consulta por parte de todos los asociados en las plataformas digitales de C.I. GLOS TRADING S.A.S, y en formato impreso en las oficinas de C.I. GLOS TRADING S.A.S, con el fin de consolidar la aplicación de los principios de la política y la adopción de los comportamientos previstos.
21. INCUMPLIMIENTO
21.1. El incumplimiento de esta política se considerará una infracción grave sujeta a medidas disciplinarias y otras medidas legales aplicables a los asociados infractores, incluida la terminación de cualquier relación contractual con C.I. GLOS TRADING S.A.S.
21.2. El incumplimiento de esta política también puede dar lugar a responsabilidad administrativa, civil o penal de los asociados infractores y tener como consecuencia la aplicación de multas, sanciones, indemnizaciones o sanciones penales, así como sanciones accesorias, como la prohibición de ocupar cargos o desarrollar actividades, restricciones a la recepción de préstamos, subsidios o incentivos gubernamentales, pérdida de activos y, en el caso de personas jurídicas, disolución de una sociedad.
22. ENTRADA EN VIGOR
Esta Política Anticorrupción entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación.
23.RESPONSABILIDAD:
Le gerencia es el responsable de aprobar la política para dar cumplimiento a la circular 100-000016/20
C.I. GLOS TRADING S.A.S. a través de la asistente General es la responsable de comunicar a todos sus colaboradores, para dar a conocer los aspectos más relevantes de la Política Anticorrupción y sus políticas o procedimientos relacionados.